Die Arbeitsweise im BMAS ist zunehmend durch Vernetzung und Flexibilisierung gekennzeichnet. Als moderne Verwaltung fordern und fördern wir zunehmend agile, selbst organisierte und ergebnisorientierte Arbeitsprinzipien. Dadurch verändert sich vor allem das "Wie" der Zusammenarbeit. Unsere Führungskräfte berücksichtigen dabei auch die veränderten Erwartungen ihrer Mitarbeitenden in Bezug auf Beteiligung und Autonomie.
Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft
Ein Beispiel dafür, wie moderne Verwaltung in der täglichen Praxis im BMAS aussieht, ist die Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft.
Mit der Einrichtung der Denkfabrik haben wir im Oktober 2018 eine für oberste Bundesbehörden einzigartige, interdisziplinär und agil arbeitende Organisationseinheit geschaffen, die Funktionen und Arbeitsweisen eines klassischen Think Tanks und eines zeitgenössischen Future Labs verbindet. Ziel ist es, neue Handlungsfelder, die für das Arbeits- und Sozialministerium durch die Digitalisierung und andere Trends entstehen, frühzeitig zu identifizieren, die Arbeitswelt stärker im gesellschaftlichen Kontext zu erfassen und neue Lösungsansätze für die Arbeitsgesellschaft der Zukunft zu entwickeln.
Die Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft bündelt Projekte und Prozesse rund um die digitale Transformation innerhalb des BMAS und entwickelt daraus ein größeres Bild der Arbeitsgesellschaft der Zukunft. Sie bildet damit eine zentrale Anspielstation für Wissenschaft, Praxis und Sozialpartner.
Mit wissenschaftlichen Methoden der strategischen Vorausschau beobachtet die Denkfabrik Trends in Technologie, Ökonomie und Gesellschaft und formuliert konkrete Gestaltungsaufgaben für das BMAS: Welche Bedeutung haben die Trends für die Zukunft der Arbeitsgesellschaft? Wie ist der internationale Forschungsstand und wo können wir von den Erfahrungen anderer Länder profitieren? Wo ist Forschungsbedarf, und mit welchen Partnern aus Wissenschaft und Praxis können und sollen Forschungslücken gefüllt werden? Auf dieser Grundlage definiert die Denkfabrik unmittelbaren und langfristigen politischen Gestaltungsbedarf.
Die Denkfabrik ist in die Struktur des BMAS eingebunden, arbeitet selber aber in einer Matrix-Struktur, in der komplexe Themen, Perspektiven und Arbeitsweisen nicht linear, sondern verschränkt ineinandergreifen. Sie nutzt agile Methoden wie Design Thinking, Labs und partizipative Co-Creation-Prozesse, um sich den Themen interdisziplinär und aus unterschiedlichen Perspektiven zu nähern.
BMAS-Flexi-Team
Das BMAS-Flexi-Team ist innerhalb der Bundesregierung Vorreiter für flexibles, agiles und vernetztes Arbeiten. Die Kolleginnen und Kollegen in Bonn und Berlin begeistern sich für neue Inhalte und die Zusammenarbeit in wechselnden Teams. Sie wollen die Arbeit in der Bundesregierung aktiv mitgestalten.
Die Mitglieder des Flexi-Teams unterstützen die Abteilungen unbürokratisch und schnell bei kurzfristigen Personalengpässen und wenn politisch prioritäre Projekte zusätzliches Personal erfordern. Die Kolleginnen und Kollegen erhalten innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über die Themenvielfalt des Hauses. Dies fördert die berufliche und persönliche Entwicklung in besonderem Maße und bietet eine ideale Gelegenheit, sich zu vernetzen und bei vielen spannenden politischen Vorhaben mitzuwirken. Durch ihr breites Erfahrungswissen tragen sie dazu bei, dass die Vernetzung zwischen den Abteilungen optimiert wird und wirken damit als Multiplikatoren von bewährten Methoden und Verfahrensweisen ("Best Practices") im ganzen BMAS.
Neben den Einsätzen greift das Team aktuelle Herausforderungen auf und entwickelt in eigenen Projekten kreative Lösungen für das ganze BMAS. Ein Beispiel ist die Unterstützung bei Personalwechseln durch einen moderierten Wissenstransfer.
Das Team lebt neue Methoden der Zusammenarbeit in einer Bundesverwaltung: Entscheidungen werden gleichberechtigt im Team getroffen und auch die Leitung erfolgt durch das Team selbst, indem Mitarbeitende sich in der Leitung abwechseln.
Agile Coaches
Zur Entwicklung einer modernen Verwaltung gehören auch agile Arbeitsweisen. Agiles Arbeiten entstammt zwar ursprünglich der Welt der Softwareentwicklung, aber auch in der öffentlichen Verwaltung sind über die Jahre die Anforderungen immer komplexer geworden und viele Ansätze lassen sich gut übertragen.
Agiles Arbeiten ist geprägt von Transparenz, Dialog, konstruktiver Fehlerkultur, der Nutzendenorientierung, einer gewissen Experimentierfreude und einer Haltung des Vertrauens – Werte, die für die erfolgreiche Arbeit des BMAS ebenfalls entscheidend sind.
Um agile Werte und Arbeitsweisen stärker im BMAS zu implementieren, wurden aus allen Abteilungen und verschiedenen Hierarchieebenen Kolleginnen und Kollegen zu agilen Coaches ausgebildet. Mit einem agilen Methodenkoffer, neuen Ideen und viel Motivation stehen die Agilen Coaches ihren Kolleginnen und Kollegen beratend zur Seite, unterstützen bei der Einschätzung, ob eine agile Methode oder Technik für eine bestimmte Aufgabe geeignet ist und begleiten methodisch die Umsetzung. So setzen sie Impulse für agiles Arbeiten im BMAS und darüber hinaus.
Projektgruppe Neues Arbeiten
Im BMAS werden zahlreiche Projekte, Aktivitäten und Netzwerke umgesetzt, die jeweils einen Beitrag zur zukunftsfähigen Gestaltung der Arbeitswelt leisten sollen. Seit 2022 vernetzt eine Projektgruppe als zentrale Organisationseinheit Wissen zu neuem Arbeiten. Sie bündelt z. B. die Erkenntnisse aus den dezentralen Initiativen Agile Coaches und Flexi-Team und gestaltet aktiv Veränderungsmanagement im BMAS.
Mit der Projektgruppe pilotieren wir eine interne Beratung für projektbezogenes Arbeiten und unterstützen unsere Kolleginnen und Kollegen mit Moderation und Prozessbegleitung. Wir entwickeln organisatorische Neuerungen weiter und erarbeiten Empfehlungen zur Verzahnung agiler und projektorientierter Arbeitsformen mit der Linienorganisation. Seit 2022 etablieren wir beispielsweise basierend auf dem Flexi-Team-Ansatz abteilungsinterne FlexProjektteams. Darüber hinaus wirken wir bei ressortübergreifenden Ansätzen zur Verwaltungsmodernisierung mit.